Приказ Государственной архивной службы Республики Крым от 30.12.2014 N 55 "Об утверждении Положения, регламента работы и состава Экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива"
ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
ПРИКАЗ
от 30 декабря 2014 г. № 55
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ, РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ И СОСТАВА
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ КРЫМГОСАРХИВА
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Государственной архивной службы Республики Крым
от 01.04.2015 № 45, от 25.05.2015 № 67, от 23.07.2015 № 96)
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 6 Указа Президента Российской Федерации от 12 мая 2008 года № 724, подпунктами 4.2.2, 4.3, 4.8 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", подпунктом 5.6 Положения о Государственной архивной службе Республики Крым, утвержденного постановлением Совета министров Республики Крым от 27.06.2014 № 175, приказываю:
1. Утвердить Положение об Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым (приложение № 1).
2. Утвердить регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым (приложение № 2).
3. Утвердить состав Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым (приложение № 3).
4. Общему отделу (Дригова Г.В.) ознакомить с настоящим приказом членов Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым в соответствии с приложением № 3 к настоящему приказу.
5. Отделу информационного обеспечения, организации использования информации документов, общественных и межрегиональных связей (Розанов П.П.) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Крым в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Государственной архивной службы Республики Крым Мусияченко О.В.
Начальник
О.В.ЛОБОВ
Приложение № 1
к приказу
Государственной архивной службы
Республики Крым
от 30.12.2014 № 55
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым
от 23.07.2015 № 96)
1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная комиссия Государственной архивной службы Республики Крым (далее - ЭПК) создается на основании статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" и статьи 7 Закона Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым" для рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, внесением архивных документов в Архивный фонд Республики Крым.
1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и Федерального архивного агентства, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, указами Главы Республики Крым, постановлениями и распоряжениями и Совета министров Республики Крым, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК), Положением о Государственной архивной службе Республики Крым, а также настоящим Положением.
1.3. ЭПК является коллегиальным постоянно действующим органом Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Крымгосархив).
1.4. Решения ЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Крымгосархива или иным уполномоченным им лицом, являются обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами, государственными органами, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями и организациями - источниками комплектования архивных органов и учреждений на территории Республики Крым (далее - организациями).
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
Решения ЭПК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в федеральные нормативные документы и методические пособия, отнесением документов к категории уникальных, направляются на рассмотрение в ЦЭПК в установленном порядке.
1.5. Состав ЭПК утверждается начальником Крымгосархива или иным уполномоченным им лицом, в него входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК из числа государственных гражданских служащих Республики Крым, занимающих должности в Крымгосархиве, работников государственных архивов Республики Крым, архивных отделов, архивных отделов (муниципальных архивов), муниципальных архивов районов и городских округов Республики Крым (далее - муниципальных архивных учреждений). Председатель ЭПК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЭПК в качестве экспертов работников архивных и иных организаций.
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
1.6. Председателем ЭПК является заместитель начальника Крымгосархива.
1.7. Заместителем председателя ЭПК назначается руководитель структурного подразделения Крымгосархива по направлению деятельности.
1.8. Секретарь ЭПК назначается из числа сотрудников структурного подразделения Крымгосархива.
1.9. ЭПК организует и проводит выездные заседания, совместные заседания с экспертными комиссиями государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений.
1.10. ЭПК имеет бланк и штампы о регистрации, утверждении, согласовании и одобрении документов, предусмотренных пунктами 3.1, 3.2 и 3.3 настоящего Положения.
2. Задачи ЭПК
2.1. Основными задачами ЭПК являются:
2.1.1. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Республики Крым.
2.1.2. Определение видов и состава источников комплектования государственных архивов Республики Крым, соответствующих муниципальных архивных учреждений в Республике Крым.
2.1.3. Рассмотрение и принятие решений по практическим вопросам экспертизы ценности документов, систематизации документов внутри архивного фонда организации - источника комплектования архива, определению и уточнению фондовой принадлежности архивных документов.
2.1.4. Методическое обеспечение работ по экспертизе ценности документов, проводимых в государственных архивах Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях.
2.1.5. Осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертных комиссий государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, архивов организаций Республики Крым.
3. Функции ЭПК
Основными функциями ЭПК являются:
3.1. Рассмотрение и принятие решений о согласовании:
3.1.1. списков организаций (граждан) - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, в том числе научно-технической документацией, изменений и дополнений в списки;
3.1.2. списков возможных источников комплектования государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, изменений и дополнений в списки;
3.1.3. инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах органов государственной власти и местного самоуправления Республики Крым, а также территориальных органов федеральных органов Российской Федерации, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Республики Крым (при условии заключения трехстороннего соглашения о сотрудничестве), - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных экспертно-методическими комиссиями государственных архивов Республики Крым (далее - ЭМК), экспертными комиссиями муниципальных архивных учреждений Республики Крым (далее - ЭК).
Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти инструкции по делопроизводству, разработанные на основе соответствующих типовых инструкций соответствующих федеральных органов исполнительной власти, на согласование ЭПК не подают;
3.1.4. описей дел по личному составу органов государственной власти и местного самоуправления Республики Крым, а также территориальных органов федеральных органов Российской Федерации, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Республики Крым (при условии заключения трехстороннего соглашения о сотрудничестве), - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК и ЭК;
3.1.5. описей дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения ликвидированных органов государственной власти, органов местного самоуправления Республики Крым, представленных ЭМК и ЭК;
3.1.6. списков фондов государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, предположительно содержащих особо ценные документы;
3.1.7. актов описания архивных документов, переработки описей фондов органов государственной власти и местного самоуправления Республики Крым, а также территориальных органов федеральных органов Российской Федерации, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Республики Крым (при условии заключения трехстороннего соглашения о сотрудничестве), представленных ЭМК и ЭК;
3.1.8. актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, из фондов органов государственной власти Республики Крым, а также территориальных органов федеральных органов Российской Федерации, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Республики Крым (при условии заключения трехстороннего соглашения о сотрудничестве), подлежащих передаче на постоянное хранение, представленных ЭМК и ЭК;
3.1.9. актов о неисправимых повреждениях документов из фондов органов государственной власти Республики Крым, а также территориальных органов федеральных органов Российской Федерации, федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Республики Крым (при условии заключения трехстороннего соглашения о сотрудничестве), подлежащих передаче на постоянное хранение, представленных ЭМК и ЭК.
3.2. Рассмотрение и принятие решений об утверждении:
3.2.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической документации, фото-, фоно-, видео-, электронных документов, личного происхождения организаций (граждан), представленных ЭМК, ЭК;
3.2.2. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в случае истечения сроков хранения в архивах), представленных ЭМК, ЭК;
3.2.3. перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих хранению на правах подлинников, представленных ЭМК, ЭК;
3.2.4. перечней документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемых организациями - источниками комплектования государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;
3.2.5. описей и перечней (номерников) особо ценных дел и документов государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;
3.2.6. переработанных и (или) усовершенствованных описей дел государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно;
3.2.7. листов учета и описания уникальных документов государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений, представленных ЭМК, ЭК соответственно.
3.3. Рассмотрение и принятие решений об одобрении проектов методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов, организации документов в делопроизводстве, разработанных государственными архивами Республики Крым и муниципальными архивными учреждениями, иными организациями Республики Крым.
4. Права ЭПК
ЭПК имеет право:
4.1. Требовать от государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений соблюдения установленных Федеральным архивным агентством правил по вопросам экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.2. Требовать от архивов соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям на доработку некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения.
4.3. Информировать руководителей организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и соответствующих муниципальных архивных учреждений по вопросам деятельности их экспертных комиссий.
4.4. Запрашивать информацию, предложения и заключения государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений по конкретным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования, учета, хранения, использования документов Архивного фонда Республики Крым.
4.5. Заслушивать на заседаниях ЭПК отчеты о работе ЭМК и ЭК, экспертных комиссий архивов организаций Республики Крым.
4.6. Предоставлять ЭМК полномочия по определению в составе Архивного фонда Республики Крым особо ценных документов государственных архивов Республики Крым.
4.7. Предоставлять муниципальным архивным учреждениям Республики Крым полномочия по согласованию нормативно-методических документов (положений об ЭК и архивах организаций, номенклатур, инструкций по делопроизводству), описей дел по личному составу организаций - источников комплектования в целях обеспечения сохранности документов по личному составу, контроля над их своевременным упорядочением, оперативного приема на муниципальное хранение документов ликвидированных организаций.
4.8. Рекомендовать архивам осуществлять мероприятия по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.
4.9. Председатель ЭПК обладает правами, вытекающими из настоящего Положения.
4.10. Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК.
5. Организация работы ЭПК
5.1. Организация работы ЭПК осуществляется в соответствии с регламентом работы Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Регламент) и годовым планом работы ЭПК.
5.3. Заседания ЭПК созываются в соответствии с Регламентом, а также по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Заседание ЭПК считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины ее состава.
5.4. Заседания ЭПК протоколируются, решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.
Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании ЭПК лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему в виде справок (информационных записок и т.д.).
5.5. Протоколы заседаний ЭПК подписываются председателем и секретарем ЭПК и утверждаются начальником Крымгосархива или иным уполномоченным им лицом.
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
5.6. Принятые решения доводятся до государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений, архивов организаций в виде выписок из решений.
Приложение № 2
к приказу
Государственной архивной службы
Республики Крым
от 30.12.2014 № 55
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым
от 23.07.2015 № 96)
Экспертно-проверочная комиссия Государственной архивной службы Республики Крым (далее - ЭПК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утвержденного приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 30.12.2014 № 55, настоящего Регламента работы ЭПК (далее - Регламент).
(преамбула в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
1. Организация работы ЭПК
ЭПК организует свою работу в соответствии с годовым планом работы, который составляется ежегодно согласно установленной форме (приложение № 1). При составлении годового плана учитываются показатели годовых планов работы Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Крымгосархив), государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений по упорядочению документов, графики упорядочения документов, предложения председателя и членов ЭПК, предложения архивных учреждений, организаций - источников формирования Архивного фонда Республики Крым.
Ежегодно на первом заседании ЭПК рассматривается годовой отчет о работе ЭПК, который составляется в текстовой форме в соответствии с разделами годового плана работы ЭПК, а также проект плана работы ЭПК, который после его одобрения утверждается начальником Крымгосархива или иным уполномоченным им лицом.
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
1.1. Организация прохождения документов
1.1.1. Документы, которые подаются на рассмотрение ЭПК, направляются в Крымгосархив с сопроводительным письмом руководителя соответствующего архивного учреждения и экспертными заключениями на подаваемые документы с указанием сведений о рассмотрении документов экспертно-методическими комиссиями государственных архивов Республики Крым (далее - ЭМК), экспертными комиссиями муниципальных архивных учреждений (далее - ЭК) (приложения № 2, 3, 4). Представленные документы регистрируются секретарем ЭПК в соответствующем журнале регистрации (приложение № 7). Секретарь ЭПК обеспечивает подготовку рассмотрения документов на заседании ЭПК.
Документы рассматриваются в ЭПК не позднее 30 дней со дня получения. При необходимости срок рассмотрения документов может быть увеличен по решению председателя ЭПК сроком до 3 дней.
Ответственность за качество поданных на рассмотрение ЭПК документов возлагается на их составителей.
1.1.2. Председатель ЭПК:
- организует работу ЭПК в соответствии с годовым планом и отчитывается о проведенной работе;
- принимает решение (в случае необходимости) о проведении внеочередного заседания, определяет дату, место и время;
- принимает решение о рассмотрении незапланированного вопроса.
В случае отсутствия председателя его обязанности исполняет заместитель председателя ЭПК, который председательствует на заседании ЭПК.
1.1.3. Секретарь ЭПК:
- осуществляет прием и регистрацию полученных документов;
- проверяет наличие всех документов, их комплектность, правильность заполнения. При отсутствии необходимого количества экземпляров, выписок из протоколов ЭМК/ЭК и неправильно оформленных документах не позднее 3 дней информирует об этом государственный архив, муниципальное архивное учреждение, организацию, которые представили документы на рассмотрение ЭПК. Если в течение 10 дней государственный архив, муниципальное архивное учреждение, организация не подает на рассмотрение необходимые правильно оформленные документы, секретарь ЭПК направляет письмо за подписью председателя ЭПК об отказе в рассмотрении документов на заседании ЭПК с указанием соответствующей причины;
- обеспечивает своевременность подачи материалов;
- передает зарегистрированные документы членам ЭПК не позднее следующего дня со дня их поступления;
- рассматривает документы в качестве эксперта ЭПК;
- осуществляет контроль за движением документов, представленных на рассмотрение ЭПК;
- готовит проект повестки дня заседания ЭПК, составляет список приглашенных лиц;
- оформляет проекты протоколов заседаний ЭПК (приложение № 5), выписок из протоколов, сопроводительных писем; документы, рассмотренные ЭПК;
- осуществляет ведение и хранение учетных, отчетных документов ЭПК.
В случае отсутствия секретаря ЭПК его обязанности исполняет один из членов ЭПК по решению председателя ЭПК.
1.1.4. Члены ЭПК:
- рассматривают поданные на ЭПК документы;
- составляют на рассматриваемые документы экспертные заключения.
В случае необходимости доработки описей дел, подают секретарю ЭПК экспертные заключения не позднее чем за 5 дней до заседания.
1.2. Подготовка и проведение заседания ЭПК
1.2.1. Документы подаются на рассмотрение ЭПК не позднее чем за 7 (семь) рабочих дней до дня проведения заседания ЭПК.
(пп. 1.2.1 введен Приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
1.2.2. Проект повестки дня заседания ЭПК, с учетом внесенных предложений, согласовывается председателем ЭПК и передается членам ЭПК на ознакомление не позднее чем за 2 дня до соответствующего заседания ЭПК.
1.2.3. На заседание приглашаются председатели ЭМК, ЭК организаций, муниципальных архивных учреждений (при необходимости), а также лица, ответственные за делопроизводство и архив организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым, составители документов (при необходимости).
1.2.4. Выездные заседания ЭПК проводятся на базе государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений.
2. Порядок ведения протокола заседания ЭПК
и оформления выписки из него
2.1. Порядок ведения протокола заседания ЭПК
2.1.1. Результаты заседания ЭПК отражаются в протоколе. В течение 10 рабочих дней протокол уточняется, выверяется согласно сделанным записям, редактируется и оформляется секретарем ЭПК.
2.1.2. Протокол оформляется на общем угловом бланке Крымгосархива на основе записей, сделанных во время заседания ЭПК секретарем (приложение № 5). Протокол должен быть полным и содержать тезисы выступлений всех докладчиков и участников.
Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:
- название вида документа - ПРОТОКОЛ;
- дата протокола - дата проведения заседания;
- номер (индекс) - присваивается согласно порядковому номеру заседания в пределах календарного года;
- место составления протокола - место проведения заседания;
- заголовок - вид коллегиальной деятельности (заседание Экспертно-проверочной комиссии);
- текст;
- подписи;
- гриф утверждения.
Протокол состоит из вступительной и основной частей.
2.1.2.1. Вступительная часть протокола.
Содержит фамилии, инициалы председателя и секретаря заседания, фамилии и инициалы постоянных членов ЭПК и приглашенных лиц в алфавитном порядке с обозначением их должностей, повестку дня.
В повестке дня заседания ЭПК перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания, закрепляют последовательность их рассмотрения и фамилии докладчиков.
Повестка дня формулируется четко, отображает сущность вопросов, которые рассматриваются. В повестку дня не включается пункт "Разное".
2.1.2.2. Текст основной части состоит из отдельных пунктов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых состоит из разделов:
СЛУШАЛИ:,
ВЫСТУПИЛИ:,
РЕШИЛИ:.
Если в наличии есть текст выступления, после фамилии выступающего делается обозначение: (Текст доклада (выступления) прилагается).
В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются фамилии и инициалы в именительном падеже и краткое содержание выступления участников обсуждения. Содержание выступлений излагается от третьего лица.
В протоколе должны быть отражены все точки зрения по рассмотренным вопросам.
Если рассмотрение вопроса приостановлено и участники не получили слова, они передают председателю письменные выступления, предложения, которые прикладываются к протоколу.
В части "РЕШИЛИ" отражают принятое решение по рассматриваемому вопросу повестки дня.
Решения ЭПК принимаются отдельно по каждому вопросу (документу) большинством голосов. Решение должно быть конкретным и четко сформулированным.
Решения, состоящие из нескольких вопросов, делят на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Первая цифра соответствует номеру пункта повестки дня, другая - номеру принятого решения.
В случае рассмотрения на заседании проекта документа с целью одобрения, к протоколу прилагается проект документа, на нем проставляется реквизит одобрения с указанием номера и даты протокола.
Особые мнения членов ЭПК и приглашенных на заседание отображаются в протоколе после записи соответствующего решения или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к протоколу.
2.1.3. Вид контроля и сроки подачи информации (при необходимости) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте самого решения.
Снятие с контроля решения ЭПК осуществляется председателем ЭПК.
Протокол подписывается председателем ЭПК или его заместителем (председательствующим) и секретарем ЭПК, утверждается начальником Крымгосархива или иным уполномоченным им лицом.
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
2.2. Оформление выписки из протокола
2.2.1. По результатам рассмотрения на заседании ЭПК вопросов (документов) заинтересованным юридическим и физическим лицам направляется выписка из протокола (приложение № 6).
Выписка из протокола оформляется на общем угловом бланке Крымгосархива и является точной копией части оригинала протокола, которая касается вопроса повестки дня, по которому делают выписку.
Из соответствующего протокола в выписку без изменения включают реквизиты: "Наименование Крымгосархива", "Дата документа", "Регистрационный номер (индекс) протокола", "Место составления", "Заголовок документа", "Гриф утверждения" с указанием наличия подписи начальника Крымгосархива или иного уполномоченного им лица: проставляется слово "подпись". Вступительную часть переносят полностью, за исключением повестки дня, из которой переносят необходимый пункт или несколько пунктов, при этом оставляя порядковые номера этих пунктов без изменений. Из основной части текста протокола в выписку переносят только тот пункт или несколько пунктов, которые касаются соответствующих вопросов повестки дня.
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
В выписку из протокола переносят реквизит "Подпись": на месте автографа проставляется слово "подпись", инициалы и фамилии председателя ЭПК и секретаря ЭПК.
2.2.2. Секретарь ЭПК делает отметку "В соответствии с оригиналом", подписывает выписку из протокола, указывает дату подписания и заверяет канцелярской печатью.
3. Учетные документы ЭПК
Секретарь ЭПК ведет следующие учетные документы:
- журнал регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК (приложение № 7);
- журналы учета документов, утвержденных, согласованных, одобренных ЭПК (приложение № 8);
- экспертные заключения на документы, поданные на рассмотрение ЭПК (приложения № 2, 3, 4);
- карточка регистрации описей фондообразователей, рассмотренных ЭПК (приложение № 9).
Учетные документы ведутся в рукописном и электронном виде.
3.1. Журнал регистрации документов,
поданных на рассмотрение ЭПК
3.1.1. Каждый документ, направленный на рассмотрение ЭПК, фиксируется в журнале регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК (далее - журнал регистрации). Журнал регистрации также используется и для суммарного учета документов, поступивших на рассмотрение ЭПК (приложение № 7).
3.1.2. Ежегодно, в конце года, в журнале регистрации подводится итог по количеству документов, поданных на рассмотрение ЭПК в течение года, с разбивкой по видам документов.
3.2. Экспертное заключение на документы,
поданные на рассмотрение ЭПК
3.2.1. Результатом рассмотрения членом ЭПК представленного на ЭПК документа является экспертное заключение.
Экспертное заключение составляется отдельно на номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, акты, положение об архиве организации, положение об ЭМК/ЭК (приложение № 2) и описи дел фондообразователя - организации, в ходе функционирования которой созданы внесенные в опись документы за определенный период (приложение № 3).
3.2.2. Экспертное заключение на описи дел органов государственной власти, организаций Республики Крым заполняется экспертом ЭМК. Экспертное заключение на описи дел органов местного самоуправления муниципальных образований заполняется экспертом ЭК соответствующего муниципального архивного учреждения.
После аналитической части проставляются должность, подпись, инициалы и фамилия лица, проводившего рассмотрение документа, дата подписания.
3.2.3. Экспертное заключение на описи, составленные в результате усовершенствования и переработки описей государственных архивов Республики Крым или муниципальных архивных учреждений, составляется отделом/специалистом, проводившим усовершенствование и переработку описей, до раздела "Заключение эксперта ЭПК" (приложение № 4). После аналитической части проставляются должность, подпись, инициалы и фамилия лица, проводившего рассмотрение документа, дата подписания.
3.2.4. Экспертное заключение должно быть четко сформулированным и аргументированным. В нем должны быть охарактеризованы для описей дел постоянного хранения и по личному составу: полнота информации в исторической справке или дополнении к исторической справке, предисловии к описям дел, полнота состава и качество заголовков дел, включенных в описи; для описей кино-, фото-, фоно-, видеодокументов: полнота информации в предисловии к описи, качество описания документов, включенных в описи.
3.2.5. В случае отсутствия полноты состава документов вместе с описями представляются пояснительные документы (акт о недостаче архивных документов или справка) за подписью руководителя организации о причинах отсутствия документов, которые подключаются к протоколу заседания ЭПК.
3.3. Журналы учета документов, согласованных, одобренных ЭПК
3.3.1. Для регистрации согласованных, одобренных документов (инструкций по делопроизводству, номенклатур, положений, актов, методических пособий и т.д.) секретарем ЭПК по установленной форме (приложение № 8) ведутся в электронном виде следующие журналы учета документов:
- журнал учета согласованных, одобренных документов, представленных государственными архивами Республики Крым;
- журнал учета согласованных, одобренных документов, представленных муниципальными архивными учреждениями городских округов Республики Крым;
- журнал учета согласованных, одобренных документов, представленных муниципальными архивными учреждениями районов Республики Крым.
3.3.2. В каждом журнале ежеквартально подсчитывается количество утвержденных, согласованных и одобренных документов по их видам, количество организаций, единиц хранения/единиц учета, статей, позиций.
В конце года в каждом журнале также делается итоговая запись.
3.4. Журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК
Журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК, - один из основных видов учетных документов Крымгосархива (приложение № 8). Ведется на описи организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, утвержденных и согласованных ЭПК Крымгосархива.
3.5. Карточка регистрации описей фондообразователей,
рассмотренных ЭПК
3.5.1. Карточка регистрации описей фондообразователей, рассмотренных ЭПК, ведется с целью мониторинга состояния, упорядочения и научно-технической обработки документов в результате проведения экспертизы ценности документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений (приложение № 9).
3.5.2. Секретарь ЭПК вносит соответствующие записи в карточку после утверждения протокола ЭПК начальником Крымгосархива или иным уполномоченным им лицом.
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым от 23.07.2015 № 96)
Приложение № 1
Государственная архивная УТВЕРЖДАЮ
служба Республики Крым Начальник Государственной
архивной службы Республики Крым
____________________ О.В. Лобов
"______" ______________ 2014 г.
ПЛАН РАБОТЫ
Экспертно-проверочной комиссии
на 2015 год
N№ п/п
Основные направления работы
Количество док-тов, статей, позиций
Срок исполнения
Исполнители
Отметка об исполнении
1
2
3
4
5
1. Организационная работа
1.1.
2. Методическая работа
2.1.
3. Работа по согласованию и одобрению номенклатур, описей дел, актов об уничтожении документов
3.1.
4. Повышение квалификации
4.1.
Председатель ЭПК И.О. Фамилия
00.00.20___.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК Государственной
архивной службы Республики Крым
от ____________ 20___ г. № ____
Приложение № 2
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым
от 23.07.2015 № 96)
Экспертное заключение
на документ, поданный на рассмотрение ЭПК
Государственной архивной службы Республики Крым
___________________________________________________________________________
(Государственный архив Республики Крым/муниципальное архивное учреждение,
подавшее документ)
___________________________________________________________________________
(название учреждения (фондообразователь), список № ___)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(кем составлен документ)
Название документа, N, год (годы), количество ед. хр./ед. уч. (статей,
позиций) __________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Сведения о наличии приложений к документу, их номера, год (годы)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Сведения о результатах рассмотрения на заседании ЭМК/ЭК ___________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(название организации, дата, № протокола заседания)
Анализ состава и содержания документа _____________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Заключение эксперта ЭПК ___________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Эксперт ЭПК
_________________________ ______________ ________________________________
должность подпись расшифровка подписи
Дата ______________ Протокол заседания ЭПК ________ № _______ п. ____
Приложение № 3
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым
от 23.07.2015 № 96)
Экспертное заключение
на описи, поданные на рассмотрение ЭПК
Государственной архивной службы Республики Крым
___________________________________________________________________________
(Государственный архив Республики Крым/муниципальное архивное учреждение,
подавшее документ)
___________________________________________________________________________
(название учреждения (фондообразователь), список № ___)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(кем проведено упорядочение документов)
Историческая справка (дополнение к исторической справке, предисловие
к описи) за годы:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Опись дел постоянного хранения/по личному составу:
№ _________ за _____________________ гг. __________________________ ед. хр.
№ _________ за _____________________ гг. __________________________ ед. хр.
№ _________ за _____________________ гг. __________________________ ед. хр.
Сведения о наличии приложений к документу, их номера, год (годы) __________
___________________________________________________________________________
Сведения о результатах рассмотрения на заседании ЭМК/ЭК ___________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(название организации, дата, № протокола заседания)
Анализ состава и содержания документа _____________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Заключение эксперта ЭПК ___________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Эксперт ЭПК
_________________________ ______________ ________________________________
должность подпись расшифровка подписи
Дата ______________ Протокол заседания ЭПК ________ № _______ п. ____
Приложение № 4
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Государственной архивной службы Республики Крым
от 23.07.2015 № 96)
Экспертное заключение
на усовершенствованные/переработанные описи,
поданные на рассмотрение ЭПК
Государственной архивной службы Республики Крым
по описям фонда № __________
___________________________________________________________________________
(название фонда)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Государственный архив Республики Крым/муниципальное архивное учреждение,
подавшее документ)
___________________________________________________________________________
(усовершенствование/переработка описи)
Историческая справка (дополнение к исторической справке, предисловие
к описи) за годы:
___________________________________________________________________________
Опись дел постоянного хранения/по личному составу:
№ _________ за _____________________ гг. __________________________ ед. хр.
№ _________ за _____________________ гг. __________________________ ед. хр.
№ _________ за _____________________ гг. __________________________ ед. хр.
Анализ состава и содержания документа: ____________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Заключение эксперта ЭПК:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Эксперт ЭПК
_________________________ ______________ ________________________________
должность подпись расшифровка подписи
Дата ______________ Протокол заседания ЭПК ________ № _______ п. ____
Приложение № 5
ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ УТВЕРЖДАЮ
СЛУЖБА Начальник
РЕСПУБЛИКИ КРЫМ Государственной архивной
службы Республики Крым
___________________ О.В. Лобов
____ ________________ 20___ г.
ПРОТОКОЛ
_______________ № ______
г. Симферополь
заседания ЭПК
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствующие: члены ЭПК: (фамилии и инициалы членов ЭПК в алфавитном
порядке)
Приглашенные: (в алфавитном порядке фамилии и инициалы, должности (с
указанием названия учреждения) лиц, приглашенных на заседание)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. (формулируются вопросы, указываются инициалы, фамилия и должность
докладчика)
2. ...
2.1. ...
1. (вопрос из повестки)
СЛУШАЛИ:
Фамилия, инициалы - (содержание выступления от третьего лица или отметка о
наличии доклада в виде приложения)
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия, инициалы и должность выступающего - (содержание выступления от
третьего лица)
РЕШИЛИ:
(формулируется решение)
Председатель И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Приложение № 6
ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ УТВЕРЖДАЮ
СЛУЖБА Начальник
РЕСПУБЛИКИ КРЫМ Государственной архивной
службы Республики Крым
_подпись___________ О.В. Лобов
____ ________________ 20___ г.
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
_______________ № ______
г. Симферополь
заседания ЭПК
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали члены ЭПК: (фамилии и инициалы в алфавитном порядке)
Приглашенные: (в алфавитном порядке фамилии и инициалы, должности (с
указанием названия учреждения) лиц, приглашенных на заседание)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. (вопрос, указываются инициалы, фамилия и должность докладчика) ...
2.1. (в соответствии с протоколом)
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
В соответствии с оригиналом
Должность, секретарь ЭПК И.О. Фамилия
Приложение № 7
Журнал регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК
N№ п/п
Дата и номер протокола
Дата поступления
Откуда поступил документ
Название организации (фондообразователя), ее местонахождение